Integritetspolicy

Hallenbygden i Samverkan Ekonomisk Förening, HBIS, upprätthåller den högsta nivån av respekt för personers integritet med koppling till de personuppgifter som HBIS i sin verksamhet behöver hantera och lagra. För att främja vårt engagemang för att upprätthålla dessa personers rättigheter, har denna Integritetspolicy utvecklats, och av föreningens styrelse fastställts, för att implementeras i föreningens verksamheter och därmed vägleda vår personal och andra personer inom vår organisation om hur vi använder den personliga informationen. Denna policy kan uppdateras från tid till annan.

Innehåll

• Policyn innehåller:
  • Information vi samlar in
  • Hur informationen används
  • Personer med officiellt uppdrag
  • Finansiell information
  • Rensningsrutiner
  • Kontakta oss

Policy

Vilken information vi samlar in?

HBIS samlar in och använder personlig information avseende föreningens personal, ideellt arbetande för föreningen, donatorer, sponsorer samt föreningens medlemmar och kunder. Den personliga informationen som hanteras och lagras innefattar, eller kan innefatta, personnamn, postadress, telefonnummer och e-postadress, eventuella donations-/gåvobelopp inklusive eventuella kommentarer.  Skattelagstiftningen i Sverige kräver att HBIS registrerar storleken på varje donation/gåva.

Hur använder vi informationen?

HBIS kommer aldrig att publicera, sälja, byta, hyra ut eller sprida personuppgifter (såvida de inte har getts just för offentliggörande), tillhörande personer vars uppgifter föreningen har anledning att inneha. HBIS kommer att använda personuppgifter för följande ändamål:

• Register över egen anställd personal och i övrigt deltagande personer inom föreningens verksamheter t ex styrelsemedlemmar
• Register över föreningens medlemmar
• Register över föreningens kunder vilka främst utgörs av personer som prenumererar på föreningens publikationer
• Register över donatorer/gåvogivare för att kunna skicka ut tackbrev till dessa
• Utskick av fakturor och brev
• Ge kvitton för gjorda betalningar/donationer/gåvor
• Informera om kommande insamlingar och andra aktiviteter inom HBIS
• Intern analys och registrering
• Rapportering till berörda myndigheter
• Kontakta personer vars personuppgifter föreningen innehar och meddela ändringar i denna policy

Anonymiserad givarinformation kan användas för marknadsförings- och insamlingsaktiviteter. Standard är att personal och frivilliga antar att alla gåvor/donationer inte ska offentliggöras om inte givaren uttryckligen anger annat. Kommentarer som ges i givarens formulär publiceras i offentliga listor och får användas i reklam medan synpunkter som skickas till oss via e-post eller telefon hålls konfidentiella.

Personer med officiellt uppdrag

Anställda, Styrelseledamöter, valberedning mfl,. Som har ett officiellt uppdrag för hbis, kommer behöva lämna information som krävs av t.ex. bolagsverket eller annan myndighet så att hbis kan upprätta våra krav gentemot dem., Detta kan t.ex. vara personnummer, namn, adress och telefonummer.

 

Finansiell information

All åtkomst till personlig finansiell information är begränsad till professionell personal som måste behandla dessa uppgifter. Inga sådana uppgifter ges till någon person, organisation eller grupp som inte behöver tillgång till dessa uppgifter.

Rensningsrutiner

Typ	Lagringsplats	Syfte	Utrensningspolicy	Kommentar
Bokföring	Fortnox	Uppfylla lagkrav finansiell redovisning	Rensas efter tio år.
Medlemsregister	AccessDatabas Kalkylark	Veta vilka som är medlemmar	Se ovan ( då de också betalt avgift).
Register över personal/ideellt arbetande	Kalkylark, Fortnox	För att hålla personalmatrikel och lönesystem	Rensas tre år efter att person slutat.
Inbjudningslistor	Kalkylark	För att hålla reda på vilka samarbetspartners som ska bjudas in till evenemang.	Rensas om inget utskick har gjorts på tre år.
Kundregister	Kalkylark AccessDatabas Fortnox	För att möjliggöra bokföring, leveranser enligt av kunderna gjorda beställningar, ge kvitton, fakturering, marknadskommuni-kation	Rensas på inaktuellt uppgifter efter tre år.
Register över donatorer/gåvogivare	Kalkylark Fortnox	Bokföring, för att ge kvitton, skicka tackbrev.	Rensas på inaktuellt uppgifter efter tre år.
Leverantörsregister	Fortnox	Bokföring, fakturaregistrering	Rensas på inaktuellt uppgifter efter tre år.

Kontroll och rensning sker i oktober varje år.

Kontakta oss

Om du har frågor om denna Integritetspolicy eller om du vill rätta eller bli borttagen från våra listor, vänligen e-posta info@hallenbygden.se eller skriv till:

Hallenbygden i Samverkan, Hallenvägen 30, 845 91 Hallen